Panel de gestión para una constructora

Problema

La gestión de cada obra estaba repartida en tres sitios: papel en la furgoneta, grupos de WhatsApp y el software de facturación. Saber qué se había comprado para una obra, quién tenía las llaves de un cliente o si se acercaba la ITV de una furgoneta significaba llamar a alguien.

Las facturas de proveedor llegaban por email y se tecleaban a mano, una a una. Y cada trimestre había que reunir facturas, extractos y tickets para la gestoría.

Qué construimos

Un panel propio, conectado a StelOrder (el software de facturación que ya usaban), donde la obra es la carpeta de la que cuelga todo: mediciones, presupuestos, compras, presencia del equipo y documentos.

• Facturas de proveedor automáticas: un flujo lee las facturas que llegan por email, extrae los datos con IA y las da de alta en contabilidad con su PDF, comprobando antes que no estén duplicadas.
• Compras por foto: el trabajador hace una foto del albarán o del ticket, la IA lo lee al momento y la compra queda asignada a su obra. La oficina revisa y confirma; los albaranes se casan con la factura mensual del proveedor.
• Registro de jornada conforme a la ley: fichaje desde el móvil, también sin cobertura, con registros que no se pueden modificar, correcciones trazadas e informes mensuales. Recordatorios por WhatsApp y notificación en el móvil.
• Vista móvil para el equipo de obra: cada trabajador ve lo que le toca, sin acceso a importes ni a presupuestos.
• Asistente por WhatsApp desde el número de la empresa: avisos, tareas y consultas, con permisos según quién escribe.
• Clasificador de correo con IA: los emails entrantes se convierten en incidencias o presupuestos con los datos ya rellenos.
• Flota de vehículos: ficha de cada vehículo con su documentación, gastos y avisos de ITV y seguro. Al registrar una factura de ITV, la próxima fecha se calcula sola según la normativa.
• Custodia de llaves y herramientas: cada llave de cliente y cada herramienta con su código, quién la tiene ahora y el historial de entregas con foto. La dirección del cliente nunca va en la etiqueta.
• Cierre trimestral para la gestoría: facturas emitidas y recibidas ordenadas, resumen en Excel y punteo automático contra los extractos del banco y las tarjetas, con la lista de facturas que faltan por pedir.

Resultado

La oficina deja de teclear facturas y de perseguir información por WhatsApp. Cada obra tiene su carpeta con todo dentro, el equipo de campo trabaja desde el móvil y el cierre trimestral se prepara en una fracción del tiempo.